annexation商务英语写作基础知识

2021年1月28日发(作者：grapefruit)

商务英语写作基础知识

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使用日常讲话的方式来写作

Pedantic

学究式的

Readable

日常可用的

ascertain

find out (

发现

)

aforementioned

is a result of

at this point in time

before long

cease

commence

compensate

correspondence

demonstrate

desire

due to the fact

during the time that

elect

facilitate

for the purpose of

give consideration to

implement

in close proximity

in the future

in the event that

indebtedness

indicate

in the view of the fact that

locate

numerous

on condition that

prior to

purchase

rapid

reason is because

residence

subsequent to

subsequently

these (

这些

)

because (

因为

)

now (

现在

)

soon (

不久

)

stop (

停止

)

start, begin (

开始

)

pay (

报酬

)

letter (

信函

)

show (

表现

)

want (

需要

)

because (

因为

)

while (

< br>当

……

的时候

)

choose (

选择

)

ease, help (

方便

)

to (

为了

)

consider (

考虑

)

do (

完成

)

near (

靠近

)

soon (

不久

)

if (

如果

)

debt (

欠债

)

show (

表现

)

since (

由于

)

find (

发现

)

many (

许多

)

provided (

如果

)

before (

在

……

之前

)

buy (

购买

)

fast (

快速

)

reason is (

因为

)

address (

住址

)

after (

在

……

之后

)

later (

之后

)

1

商务英语写作基础知识

sufficient

enough (

足量

)

terminate

end (

结束

)

utilize

use (

使用

)

vehicle

car, tool (

汽车，工具

)

标点的使用

逗号

逗号是标点中最广泛使用和滥用的。以下是具体的指导：

1

．

在长的引导句或短语后加逗号。

Contrary to common belief, English women do not ware tweed nightgowns.

不同于通常的观念，英国妇女不穿苏格兰粗呢睡衣。

I’ve been on so many blind dates, I should get a free dog.

我已经相亲许多次了，应该已经找到合适的人了

如果引导句是短的，就不需要逗号了。

After the dinner I went home.

晚饭后

,

我回家了

2.

使用逗号 避免混淆。

试着不看逗号朗读这句话

,

你会听出问题来的。

Once you understand, the reason is clear.

一旦你理解了，理由也很清楚了。

If he chooses, William can take over the company.

如果威廉愿意的话，他可以接管公司。

3.

使用逗号来分开所列的项目。

The only way to keep

your health is to eat what you don’t want, drink what you don’t like,

and do what you’d rather not do.

让你健康的唯一方法是去吃 你不想吃的食物，去喝你不喜欢的东西，去做你不想做的事

2

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4.

用逗号来分割有

and, but, for, or, nor, yet,

或

so

连接词的 完整的句子。

The optimist proclaims that we live in the best of all possible times, and the pessimist

fears this is true.

乐观主 义者声称我们生活在最好的年代里，而悲观主义者都可以认为这不是事实。

Everybody talks about the weather, but nobody does anything about it.

每个人都在谈论天气，但是没人有所作为。

5.

用逗号来把不重要的短语和句 子的其他部分分离开来。

逗号间的词语可被删除，

同时这

句话仍然通顺。

Unlike Andy Rooney, who puts out a book every year, I at least have the courtesy to

wait two years before I offer something new.

和每年出书一本的安迪不同，我在 拿出新作品之前至少要恭恭敬敬地等待两年。

Pessimism, when you get used to it, is just as agreeable as optimism.

一旦你习惯于悲观主义，它就像乐观主义一样让人愉快。

6

．

当你要直呼某人时，使用逗号。

Reader

，

suppose you were an idiot. And suppose you are a member of Congress. But I

repeat myself.

读者们 ，无论你们把自己当作是傻瓜，还是议会一员，我总是重复同样的话。

Dr. Livingstone, I presume?

我猜您是里文史通博士？

7

．在正确的名称和标题或说明性短语逗号（同位语）间加逗号。同位语

就是在名词或短语

后做进一步解释的词语。

它们和插入语一样对于句子结构并不是必须的，

但是能提供给读者

< br>一定的信息。

Bill Gates, Chairman of Microsoft, spoke in Las Vegas last month.

微软总裁比尔

.

盖茨上周在拉斯维加斯发言。

My son, the orthodontist, sent me flowers for my birthday.

我的儿子是位牙齿整形专家，在我生日那天，他送来鲜花贺岁。

Let us be grateful to Adam, our benefactor. He cut us out of the

won for us the

让我们感谢恩人亚当，他除去我们 安逸的“保佑”

，为我们赢得了劳作的“诅咒”

。

3

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8.

用逗号分隔地址。

Positano, Italy

葡斯泰瑙，意大利

10

County Dublin, Eire

，都柏林，爱尔兰共和国

9.

引用材料时用逗号。

John Kenneth said,

约翰

.

肯尼司说过：

“政治家们最令人羡慕的是其出色的短期记忆

冒号

冒号是用来提醒读者。它是一种 提示：好的，以下就是有关信息。它引出一个列表和引

用或解释。它代替了

等词语。在商务信件的开头，冒号有时也出现代

替了 收信人的姓名。

On a divorce lawyer's wall: Satisfaction guaranteed or your honey back.

Dear Sir or Madam:

分号

分号是标点符号世界里的一个奇 特的标点。

它既不是逗号也不是句号，

但有些两者皆有。

它比冒号或破折号更正式，

同时要求读者停顿。

分号分隔两个主要的从句，

每个从句有完整

的意思。因为从句 是紧密关联的，分号可以更好的连接它们。使用

and

（和）或 句号都不会

有同样的作用。

When angry, count four when very angry, swear.

生气时，数到四；恼怒时，就发誓。

In politics, if you want anything said, ask a man; if you want anything done, ask a

woman.

在政界 ，如果你想有人去说某件事，那就去找一个男人；如果你想要有人做某件事，那

就去找一 个女人。

分号也可以用作：

□

分隔一系列复杂的项目

:

4

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Persons

attempting

to

find

a

motive

in

this

narrative

will

be

prosecuted;

person

attempting to find a moral in it will be banished; persons attempting to find a plot will be

shot.

< /p>

想要在这个陈述中找到动机的人会被起诉；

想要在其中找到寓意的 人会被放逐；

想要在

其中找到线索的人更是死路一条。

□

分隔有逗号的从句

:

At

my

50th

birthday

party,

the

caterer

prepared

a

vegetable

basket

with

two

dips,

and

dried

tomato

；

assorted

imported

cheeses, a fresh shellfish

bar with

clams, oyster, and

scallops; a pasta bar with six sauces; and three different desserts.

< br>在我

50

岁生日的晚宴上，承办人准备了充裕的蔬菜，伴 有

两种沙司，番茄和各种进口奶酪，一个有蛤蜊，牡蛎和扇贝

等的贝壳吧，有六种调料的通心粉吧，和三种不同的甜点。

破折号

破 折号可用于观点加以强调，并可以起到像逗号，冒号，括号的作用。

It’s not the men in your

life that count--it's the life in your man.

重要的不是你生活中的男人

——而是生活中你的男人。

A classic --something that everybody wants to have read and nobody wants to read.

经典佳作——那就是，有时人人争先拜读，而有 时无人问津的书。

附言：

一些文字处理程序会将两个连字号变一个成长的破折号。

一般而言，

总是使用两个连

字号。由你决定；在同一篇文章中要保持前后一致。

括号

这比破折号更加的不正式。它本 是一种旁白，

也就是你和读者的耳语。

它让读者停下来，然

后和他们闲聊一些有趣，

有用但对于你的文章不是必须的事。

如果你不在意你的读者是否注

意括号里的信息，那也无妨。如果你在意 的话，不要使用它。即使括号里的内容被删除，句

子应该是通顺的。

For God's sake (I never was more serious) don’t make me ridiculous any more by terming

me gentle-hearted in print.

看在上帝的份上（我从来未曾这样严肃）

，别再 称我心地温柔

,

这会让我觉得滑稽

My old grandma (rest her soul) was wont to say, there were but two families in the world,

have-much and have-little.

5

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我的外婆曾经 说过，世界上只有两个家族：一个家族是富翁，而另一个是乞丐。

引号

< /p>

引号

，顾名思义，是向读者精确表达所说的内容。这能为你的文章 增添趣味，变化，或可信

度。

When someone exultantly exclaimed,

Chico Marx shot back,

so good yourself!

< p>
当有人兴高采烈地宣称“我想出了”

,

马克思回答 道“你却显的不高兴”

。

引号的其他使用

:

□

标出被定义的单词和短语

The

two

most

beautiful

words

in

the

English

language

are

check

enclosed.

Dorothy

Parker

英语中最美丽的两个单词是“

check enclosed

”

。

□

有特殊含义的单词

Idea maps

can help you quickly organize your conference speech.

思维图能够帮助你很快地组织你的会议发言。

□

确定文章，散文，诗歌，短故事， 歌曲或章节的标题。

“五个不可缺少的时间管理习惯”

斜体

由于电脑取代了打字机，

斜体字的使用开始普及开来。

曾经是用下划线的内容，

现在用斜体

字了。斜体字表明强调，标题，或暂时无法被读者识别的外来语。< /p>

□

对书本， 期刊，新闻，电影，绘画，电视，话剧，杂志，长诗，轮船，火车和飞行器的名

称都会使 用斜体。

The wall Street Journal

The Honeymooners

华尔街日报

欢度蜜月者

Crossing To Safety

The Concorde

走向安全

超音速

□

对不熟悉的外来语使用斜体。

6

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Our exchange student from Italy used the word

andiamo

which means

我们来自意大利的学生用“

andiamo

”表达“我们走吧”

撇号

对于撇号的滥用和逗号差不多。

这其中的混乱似乎多用于名词的所有格和省略。

□用撇号来表明所有格：

The manager's paycheck= the paycheck

belongs to the manager

Writer's block=the block belongs

to the writer

□

在以

s< /p>

结尾的复数后加撇号

Garbage drivers' strike

Engineers' new salaries

□

用撇 号来表示省略，当两个单词合并成一个单词，此时一个或几个字母被省略了。例如，

it 's =it is.

撇号代替了

i

。

如果你发现很容易犯错误

,

就读出单 词并把他们看作

it is

两个单词。

its

是所有格。区别两者是很重要的。

看看一些省略

I’m=I am

doesn't=does not

I’ll=I will

they've=they have

isn't=is not

s/he's=s/he is

aren't=are not

you've=you have

can't=cannot

I’ve been called many things, but never an intellectual. Tallulah Bankhead

记住：所有格代词不用省略。

Hers, his, its, their, ours, whose

Life is for each man a solitary cell whose walls are mirrors.

对于每个人来说，生活就想一间四周是镜子的单独的房间。

□

用撇号来省略单词或数字中一个或 几个字母。

7

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th'only way t'entertain some folks is t'listen t''em. Kim Hubbard

款待一些人的唯一方法是聆听他们

Class reunion of '65(1965)

65

届的班友聚会

连字号

连字号是通常用来连接互相关联的复合词：

brother- in-law;

self-love;

editor- in- chief.

连字号

还可以澄清误解。

连字号 用来连接

21

到

99

< br>的复合数词。它也出现在

self, ex, all

等前缀的后面。

如果用作普通要素的前缀在句中列出了，就插上连字号。

The teenage girls pranced in front of the mirrors in their maxi-,midi-,and miniskirts.

十几岁的女孩们穿着大号 ，中号和小号的裙子在镜子前高视阔步。

Take out an 8 1/2- by 1-inch piece of paper

拿出一张大小在

8 1/2

到一英寸的纸

大写

以下要大写：

□

姓名的首字母

Anthony E. Smith

Dr. Mary Lynne Derrington < /p>

安东尼

.E.

史密斯

玛利

.

丽尼

.

德莉顿博士

□

地方，地理区域

San Marino, California

the South

Europe

圣玛利诺

加里福利亚

南方

欧洲

□

组织及其成员，集团，政府代理

Dept. of Corrections

Rotarians

Junior League

修正部门

扶轮社会员

少先队

8

商务英语写作基础知识

□

船舶，飞机，航天飞机

The Crystal Harmony

Voyager II

水晶和谐号

航行者二号

□

种族团体，民族，宗教和语言

Jewish

Italian

Muslim

犹太人

意大利人

穆斯林

□

日，月，假期，历史阶段和事件

Monday

August

Fourth of July

Boston Tea Party

周一

八月

七月四日

波士顿茶叶协会

□

引用中的第一个字母

Humorous

writer,

Dorothy

Parker,

said

in

a

theatre

review,”

She

runs

the

gamut

of

emotions .”

幽默作家多露西

.

派克

在一篇戏剧评论文中写道“她百感交集”

。

□

书的标题，文章，话剧，电影，报告，诗歌，艺术作品，音乐作品

Business Writing That Counts!

Les Miserables

商业写作要素

悲惨世界

Saving Private Ryan

拯救大兵来恩

□

商标名

Band-aid

Coca Cola

Windows 2006

邦迪

可口可乐

视窗

2006

The choir will meet at the Larsen home for fun and sinning.

< p>
唱诗班的成员会在兰森家会面，在那里游戏和唱歌。

（误拼：在那里游戏和 犯罪）

Save regularly at our bank. You’ll never reget it.

请经常在我们银行存钱，你不会后悔的。

（误拼：你的钱永远也取不出来了）

错拼的单词也会在以下的几组词中导致混淆 ：

stationery

或

stationary;

prin ciple

或

principal; affect

或

effect.

对于拼写的两条建议：

< p>
1.

在电脑旁，放上本字典

。如果不知道怎样拼写 你要查的词，就找一个它的近义词。

2

．列出你经常拼错的单词表。

你也许尝试记住他们。例如，

s tationery

一词对我而言真的

很难记。于是我把它和

paper

一词相关联来记。结尾的

e r

是我拼写的线索。

9

商务英语写作基础知识

以下是一些通常错拼的单词：

accept/except

接受< /p>

/

除非

appointment

约会

calendar

日历

accommodate

容纳

appreciate

欣赏

catalog

目录

achieve

成就

assignment

任务

certain

确定

acknowledge

确认

assistant

助手

challenge

挑战

adjustment

调整

authority

权威

circumstance

情况

advertisement

广告

balance

平衡

clientele

客户

advice

建议

bargain

议价

agreement

同意

beneficial

有益

allotted

分配

brochure

手册

all right

好

budget

预算

Conference

会议

hoping

希望

Confidential

机密

identical

同一的

Congratulate

恭喜

illegible

合法的

Consequence

结果

immediately

立刻

Consensus

一致

inconvenience

不便

Continuous

不断的

individual

个人

Convenience

方便

inquiry

询问

Courteous

谦逊的

instead

代替

Courtesy

谦逊

interrupt

打断

Customer

客户

knowledge

知识

Decision

决定

language

语言

Definitely

一定地

liability

负债

Dependent

依赖

library

图书馆

Development

发展

license

执照

Dilemma

左右为难

listen

听

Dissatisfied

不满的

maintenance

维护

Doubt

怀疑

making

制作

Economical

经济的

mayor

市长

Efficiency

效率

meant

意思

Eliminate

减少

mileage

里程

Embarrass

尴尬

miscellaneous

各种的

Emphasize

强调

misspell

误拼

Enough

足够的

monotonous

单调的

Enthusiastic

热情的

mortgage

抵押

Especially

特别地

necessary

必要的

好的

negotiate

商议

Experience

经验

noticeable

显著的

Facilities

设备

oblige

强迫

February

二月

occasion

场合

10

color

颜色

commercial

商业

commission

佣金

committed

有责任的

possible

可能

practically

实际上

preferred

偏爱的

procedure

过程

professor

教授

realize

意识

really

真地

receipt

发票

receive

接收

recommend

推荐

reimburse

退款

respectfully

尊敬地

ridiculous

可笑的

salary

薪水

satisfactory

满意

Saturday

周六

secretary

秘书

separate

分开

sincerely

真诚地

sufficient

足够

technique

技巧

temporary

临时的

their

他们的

thorough

彻底的

though

虽然

Exc ellent

极

tomorrow

明天

truly

真的

unfortunately

不幸地

unique

独特的

商务英语写作基础知识

Finally

最终

occurrence

发生

unnecessary

不必的

Foreign

外国的

opportunity

机会

usable

可用的

Fortunate

幸运的

original

原来的

useful

有用的

Generally

一般的

pamphlet

小册子

usually

通常的

Government

政府

participant

参与者

vague

模糊的

Grammar

语法

particularly

尤其地

various

多变的

Guarantee

保证

patience

耐心

Wednesday

周三

Guess

猜测

permanent

永久的

writing

写作

Hazardous

有风险的

personnel

全体员工

written

书面的

Height

高度

persuade

劝说

yesterday

昨天

信件

信件 可能是商业交流中最古老的形式，

无论是普通邮件还是电子形式。

他们的用途主要

是通知或劝说。另外，他们也代表你和你的组织。

使用基本的信件格式是通信 中的必要细节。

让我们先快速回顾商业信件的标准部分和写作须

知。

商业写作的几部分

MR. Edward Fitzpatrick-------------------------

开头：提供发信人的完整地址，不要有缩写。你

1143 West Diamond Street

既可以拼出州名，也可使用美国邮政服务缩写

Butte, MT 00000-0000

日期就在信头的下面或其下的

2

至

4

行。

December 31, 1999

Chris

Wall- ----------------------------------------

在地址里：写上收信人的姓名，然后是另起一行

写职位，

Producer

公司名称和地址。核对所有的单词都拼写正确。

Wrangler Rhythm Records

7416 Town Avenue

Los Angles, CA 00000-0000

Dear Mr. Wall:------------- ---------------------

称呼：当心要正确称呼他人：

< p>
Mr., Ms., Dr.,

Superintendent, etc.

称呼后往往加上冒号，但是在

你

We would like to invite …

了解对方并且合适时可以用逗号。

You will be welcome to

…

And the rest of these…

On the first the …

----------------------------

开头和正文：确保你有一个吸引人的起始句。让第

一段积极并有信息量。

你可以用符号，

数字和列表来

11

商务英语写作基础知识

帮助你的读者。

使用

P2

< p>
和

P3

句子来集中精力于你

的主要观点。

Therefore, if you will…

---------------------

结尾：

< br>和开头句一样重要，

你的结尾让读者知道下一

So we may confirm all the…

步该做什么同时也表示了善意。附件，表格等和一

些

Make the final arrangements…

进一步联系的信息都在这里提及。

We would like to have…

As soon as…

Sincerely,--------------------------------- ------

赞美的结尾：把它写在正文下的两行后。标准的表

达是

sincerely

（诚挚的）或

sincerely

yours

。在建

立关系之后，

也许可尝试：

regards, best wishes, best

regards,

或

< p>
cordially.

别忘了加上句号。

Ed

Fitzpatrick

------------------------

你的签 名：在这儿签你的名字。这和后面的打印的姓名

是不同的。同样，如果你和收信人有一定 的关系，

写上你的名就可以了，由你选择。

Edward Fitzpatrick

-------------------------

另起一行写你的全名和头衔。

Attorney-at-law

EF/ip---------------------- ------------------------

首字母参考：写信人的首字母（大 写）后是打信人

的首字母（小写）

。

Enclosure

------------------ ---------------------

附件符号：如果有附加的材料，可以用< /p>

Enc.,

Enclosure,

之后 是附件项目的名称，比如：书本发

票。

C:

P

.

Beisser------- -----------------------------

副本符号：

< p>
C

代表副本，它代替了

CC.

按照字母

顺

序指出了副本发送的对象。

12