stamper贸易函电书写规范

2021年1月27日发(作者：frys)
封








面

作者：
ZHANGJIAN



















































仅供个人学习，勿做商业用途

贸易函电书写规范

目
录


1.
1.
1.
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6.
7.
贸易函电书写规范

资料个人收集整理，勿做商业用途

一、贸易函电的组成部分和格式

资料个人收集整理，勿做商业用途

1
、组成部分：

资料个人收集整理，勿做商业用途

（
1
）、信头
Letterhead

资料个人收集整理，勿做商业用途

（
2
）、案号
Reference

资料个人收集整理，勿做商业用途

（
3
）、日期
Date

资料个人收集整理，勿做商业用途

（
4
）、封内地址
The inside address

资料个人收集整理，勿做商业用途

（
5
）、注意项
Attention line

资料个人收集整理，勿做商业用途

（
6
）、称呼
The salutation

资料个人收集整理，勿做商业用途

（
7
）、事由
The subject line

资料个人收集整理，勿做商业用途

（
8
）、正文
The body of the letter

资料个人收集整理，勿做商业用途

（
9
）、信尾敬语
The complimentary close

资料个人收集整理，勿做商业用途

（
10
）、签名
The signature

资料个人收集整理，勿做商业用途

（
11
）
、
缩写名
、
附件
、
分送标志
IEC
block
（
initials
，
enclosures
and
carbon
copies block
）

资料个人收集整理，勿做商业用途

（
12
）、附言
Postscript
资料个人收集整理，勿做商业用途

2
、函电格式
:

资料个人收集整理，勿做商业用途

（
1
）、齐头式，包括全齐头式和齐头式。

资料个人收集整理，勿做商业用途

（
2
）、缩进式。

资料个人收集整理，勿做商业用途

（
3
）、混合式。
资料个人收集整理，勿做商业用途

二、贸易函电书写基本原则

资料个人收集整理，勿做商业用途

1
、
Courtesy
礼貌

资料个人收集整理，勿做商业用途

2
、
Consideration
体谅

资料个人收集整理，勿做商业用途

3
、
Completeness
完整

资料个人收集整理，勿做商业用途

4
、
Clarity
清楚

资料个人收集整理，勿做商业用途

5
、
Conciseness
简洁

资料个人收集整理，勿做商业用途

6
、
Concreteness
具体

资料个人收集整理，勿做商业用途

7
、
Correctness
正确
资料个人收集整理，勿做商业用途

贸易函电是贸易实务中最为重要的环节之一，请大家注意以下几点：

1
、选择正确的“业务种类”，明示标题。

2
、选择合适的贸易函电格式书写函电，如齐头式、缩进式、混合式等。


3
、全部使用英文撰写，要求语言简洁、流畅，无语法和拼写错误。切忌在函电
中使用 中文。


4
、尽量使用自己组织的语言书写函电，不允许直接使用百科中范例中的语句。


5
、磋商内容清晰完整，包含必要的磋商要素如：品名、规格或质量要求、数量、< br>包装、价格、付款方式、运输方式、装运时间、装运港、目的港、保险条款等。


6
、磋商过程中有多次议价过程或英文函电写作文采较好都能够得到相应加分。

资料个人收集整理，勿做商业用途

一、贸易函电的组成部分和格式

1
、组成部分：

（
1
）
、信头

Letterhead
?

信头往往是商务信函中最显著的要素，位于信纸 最上端。它标明是从何处来的，而
且给收信者留下第一印象。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的 信笺纸，包
括发信人的姓名，地址，电话，传真等。有时信头中还会充分使用商标或简短的广
告 ，很多大公司在信头中还加上部门的标志。当我们撰写传统信件时，直接使用这
种信笺纸就可以。

资料个人收集整理，勿做商业用途

例如：


China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.
资料个人收集整理，勿做
商业用途

?

?

?

?

?

?

?

8 Jianguomen Nei Dajie

Beijing 10005, China

Telephone: 86-10-6526-8888

Fax: 86-10-6527-6028

E-mail:

（
2
）
、案号

Reference

?

根据交易的内容、办事人或时间等来分 类，以便于查找存档的信件。案号还有助于
将回函与早些时候的信件联系起来，以使它们能及时送达有关 的人或部门。案号没
有固定的格式，公司可以选择他们认为最有效的方式来表示。

资料个人收集整理，勿做
商业用途

?

?

?

例如：

Your ref:CNN/011

Our ref:12345/XY

（
3
）
、日期

Date
?

?

?

?

日期是商务信函中至关重要的部分。 日期应该使用正规的书写形式。完全用数字表
达的方式（如：
7/5/2008
）应该 避免使用。

资料个人收集整理，勿做商业用途

例如：

美语表示法：
May 15
，
2011

英语表示法：
26 July 2011

（
4
）
、封内地址

The inside address
?

这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信 人名称地址的格式
和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，
由于称呼这一栏的 内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

资
料个人收集整理，勿做商业用途

?

?

?

?

?

?

例如：

Personnel Department

Westminster Production Co.

51 High Street

Anytown,MN55106

USA

（
5
）
、注意项

Attention line
?

通常，当收信人的名字没有出现在信内地址中的时候，你就应该使用注意项来提及
具体收信人的名字
，
以标明信是真正写给谁的
。
“
atte ntion
”或“
for the attention of
”
应大写打出 或加下划线。注意项一般放在封内地址和称呼之间，或包括在封内地址
里面。

资料个人收集整理，勿做商业用途

例如：

ATTENTION:

?

?

（
6
）
、称呼

The salutation
?

指对收信人的一种称呼。较常使用的有
Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,
。称
呼后面的标点，一般既可使用冒号也可使用逗号 。称呼里的第一个字母要大写。如
果你与收信人关系密切，可以直呼其名。

资料个人收集整理，勿做商业用途

例如：


Dear Sir or Madam:

?

?

?

Dear Bill Stevenson
，


（
7
）
、事由

The subject line
?

事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了
解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。如果有必要，标题可加下划线或用大写
字母打印。< br>
资料个人收集整理，勿做商业用途

例如：

SUBJECT:ACCOUNT NO.222

?

?

（
8
）
、正文

The body of the letter
?

信文是每封信中最重要的部分，它包含着你要传达 给收件人的重要信息。尽管有时
一封信仅寥寥数语，但还是要遵循三段式的格式。第一段引入主题，它应 该一下就
抓住读者的注意力，并有助于诱发读者的积极反应。第二段是详细讨论。最后一段
与第 一段同样重要，它通常是一个总结，讨论或进一步的要求。

资料个人收集整理，勿
做商业用途

?

?

例如：

Thank you for your interest in our latest Personal Digital Assistant Type III-H.
资料
个人收集整理，勿做商业用途

?

As requested, we offer you 500 sets of PDA at USD140 per set FOB Inchon for
shipment in February, 20- . We require payment by L/C.
资料个人收集整理，勿做商业用
途

?

Because there is an increasing demand for this product, our price is
non-negotiable. We look forward to your reply.
资料个人收集整理，勿做商业用途

（
9
）
、信尾敬语

The complimentary close
?

信尾敬语以友好的方式结束全信，它通常放在正文下面第三行，齐头 式靠左对齐，
缩格式偏右。如果称呼是
Dear Sir
，
Dear Madam
，
Ladies and Gentlemen
，结尾
语要较正式：
Faithfully yours
，
Yours cordially
。如果称呼中使用了客气的头衔，而
且提到了姓名：
dear
，

Dear on
，可以使用比较随便一些的敬
语，如：
Sincerely yours
，
Yours respectfully
，

Yours truly
。敬语的结尾标点符号
是逗号，注意第一个词的首字母为大写。

资料个人收集整理，勿做商业用途

例如：

Yours faithfully
，


Truly yours
，


?

?

?

（
10
）
、签名

The signature
?

位置在敬语下面空三行，签上写信人的名字，中间的空行留做手签写名之用，打出
的签名正体可以清楚地显示是谁写的信。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上
您的名字，因 为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为
人重视。签名的下面，最好写上发信 人的职位。

资料个人收集整理，勿做商业用途

例如：

Yours faithfully,

Doris Fergoson


Doris Fergoson

(Manager)

?

?

?

?

?

（
11
）
、缩写名、附件、分送标志

IEC block
（
initials
，
enclosures
and carbon copies block
）
资料个人收集整理，勿做商业用途

?

在签名下的两至三行，紧靠左边线。
Initials
，在商务 信函中通常应标出写信者和打
信者的。写信者在左边，打信者在右边，如：
HM/LZ
；
JT/aq
。如果随信附有其他单
据
，
你要写出都附有什么附件< br>，
其表达方法常采用缩写的形式
。
如
：
Enc. Price List
；
Encl. As Stated
。如果一封信的副本还同时发给第三方， 要写入抄送标志，如：明
抄：
cc Marketing Department
；暗抄：
bcc Mr. Simpson
。

资料个人收集整理，勿做商业
用途

?

?

?

?

例如：


HM/LZ

Encl:As Stated

cc:

（
12
）
、附言

Postscript
?

在商务信函中
，
附言通常并非用于其原始的作用
，而是作为强调某件事的一种手法。
它通常用“
P
.S.
”的形式来表示， 位于附件下面
,
有打印或手写两种方式。然而，应
尽量避免使用附言，因为它毕竟是没 有计划好的事情。

资料个人收集整理，勿做商业用途

例如：
P
.S. The invitation card will be posted to you in a couple of days.
资料个人收集
整理，勿做商业用途

?

2
、函电格式
:
（
1
）
、齐头式，包括全齐头式和齐头式。

?

全齐头式信函各行，包括信头、信内地址、称呼、主标题、正文、还有结束套语，
都要从左边缘 栏线开始
。
如果是印刷的信纸
，
除了信头其他的都必须从左边开始
；

资
料个人收集整理，勿做商业用途

?

?

齐头式信函信头位于中间，除了印刷的信纸；结尾敬语、签名靠右边缘；注意事项
和事由都居中，其他部分和全齐头式格式一样。

资料个人收集整理，勿做商业用途

全齐头式范例：


齐头式范例：


（
2
）
、缩进式。

?

要求信内名称和地址逢换行时，下一行比上一行向右缩进
2
个或 多个字母的距离。

正文的每段首行也要要留出一定的空白，一般向右缩进
2
个或多个字母的距离。日
期靠右边缘，结尾敬语和签名也要和日期一样靠右。

资料个人收集整理，勿做商业用途

缩进式范例：


?

（
3
）
、混合式。

?
< br>除了信内收信人和地址采用齐头式，公函正文的各段首行都要缩进
2
个或多个字母
的距离。日期还是在右上方的。混合式信函的左边和右边都要留出一定的空白，各
段落之间空两行，敬 语和签名放在栏中线右侧。

资料个人收集整理，勿做商业用途

混合式范例：


?

二、贸易函电书写基本原则

?

?

商务信函往来是商务活动的重要组成部分，是通过邮寄或其 他电信手段进行的文字
形式的商务活动。商务信函是深思熟虑的产物，能最大限度地减少电话和面谈中可
能出现的疏漏和误解。

资料个人收集整理，勿做商业用途

它要求 有得体的版面，逻辑性的观点，正确的语法，拼写和标点符号，合适的风格
语气以及巧妙组织的信息。这 些要求可被概括成
7C
原则：

资料个人收集整理，勿做商业
用途