电子邮件写作格式及原则

2021年1月25日发(作者：袁景尧)
电子邮件写作格式及原则


商务英语电子邮件以其方便快捷，

在现代商务活动中起着重要作用。

商务往来中的电子邮件

代表着公司的形象，

显
示
着
公
司
的水
平
和
实
力
，
直
接
影
响到
客
户
对
公
司
的
评
估
。所
以
，

商务

电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有

88%
的互联网用户使

用电子邮件，而在商务领域中约有

90%
的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球

经济一体化的发展，

商务英语电子邮件的写作越来越受到重视，

本文将着重探讨商务英语电

子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。




一、商务英语电子邮件的格式




常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：




①
写
信
人

Email
地址、

收
信
人

Email
地
址
、

抄
送
收
信
人

Email
地
址
、

密
送
收
信
人

Email
地
址
。
②
标
题
。
③
称
呼
、
开
头
、
正
文
、
结
尾
句
。
④
礼
貌
结
束
语
。
⑤
写
信
人
全
名
、
写
信
人
职
务

及所属部门、地址、电话号码、传真等。




其中邮件主题应体现邮件主旨，

要引人注目、

意思明确，

最
好
为
名
词
或
动< br>名
词
短
语
；
称

呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用


Dear+Title
作
为

称呼，如只知对方姓名不知性别，可用

Dear+
全
名
，
如
邮
件
为
一
封
通
函
，
则
用

DearAll
作

为
邮
件称
呼
；
正
文
应
结
构
清
楚，
便
于
阅
读
，
如
正
文
内容
较
长
，
可
使
用
小
标
题、
小
段
落
，
或
利

用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。




二、商务英语电子邮件写作应遵循的五

C
原则




商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五

C
原则
，
即

Correctness
、

Conciseness
、

Complete
、

Clarity
和

Courtesy
原则。




准确
原
则




由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、

义务关系，

其准确性对商务治理

与沟通至关重要。具体而言，不 仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写
要做到准确无误，

电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。




简洁
原
则




简洁原则是商务英语写作最重要的原则，

指在不影响完整性和礼貌性的前提下，

尽量使

用简单句子和简短词语。

一封拖沓冗长、

措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，

也会给阅读

者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。




在具体写作中，

商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，

有大量省略

句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。




另外，

为了节约时间和空间，

电子邮件中可使用缩略语，

如

U
表示

you
，

Pls
表
示

please
，

Info
表示

information
，

Qty
表
示

quantity
，

P“C

表示

piece
，

L“C

表
示

LetterofCredit
，

FOB
表
示

FreeonBoard
。




例