邀请函电子邮件格式

2021年1月25日发(作者：章士伟)
邀请函电子邮件格式
【篇一：邀请函格式大全】




邀请函格式


一、礼仪活动邀请函的含义


礼 仪活动邀请函又称礼仪活动邀请信、礼仪活动邀请书，是礼仪活
动主办方（单位、团体或个人）邀请有关 人员出席隆重的会议、典
礼，参加某些重大活动时发出的礼仪性书面函件。


凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式，如宴会、舞会、纪念会、
庆祝会、发布会、单位的开业仪式 等等，只有采用礼仪活动邀请函
邀请佳宾，才会被人视之为与其档次相称。礼仪活动邀请函有自己
的基本内容、特点及写法上的一些要求。


二、礼仪活动邀请函的基本内容


礼仪活动邀请函的基本内容包括礼仪活动 的背景、目的和名称；主
办单位和组织机构；礼仪活动的内容和形式；参加对象；礼仪活动
的时 间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。内容根据实际
情况填写。


三、礼仪活动邀请函的特点


洛阳礼仪活动邀请函的特点体现在以下四个方面：


礼貌性强。邀请事务使 用邀请函表示礼貌。礼貌性是礼仪活动邀请
函的最显著的特征和基本原则。这体现在内容的完全的赞美肯 定和
固定的礼貌用语的使用上，强调双方和谐友好的交往。


感情诚挚。礼 仪活动邀请函是为社交服务的专门文书，这使得它能
够单纯地、充分地发散友好的感情信息，适宜于在特 定的礼仪时机、
场合，向礼仪对象表达专门诚挚的感情。


语言简洁明了。 礼仪活动邀请函是现实生活中常用的一种日常应用
写作文种，要注意语言的简洁明了，看懂就行，文字不 要太多太深
奥。


适用面广。礼仪活动邀请函使用于国际交往以及日常的各 种社交活
动中，而且适用于单位、企业、个人，范围非常广泛。


四、礼仪活动邀请函的结构与写法


在应用写作中礼仪活动邀请函是非常重 要的，尤其是社会交际空前
广泛和重要的当代社会，写好它可以说至关重要。对礼仪活动邀请
函 的写法要注意格式和形式两个方面。

首先是结构上写法类似公函。一般格式如下：


邀请函


尊敬的
________________


您好
!

___________
单位将于
____年
____
月
____
日在
_________
地，举
办
_____________
活动，特邀您参加，谢谢。


请看例文一：


邀请函


顺祝


健康
!


这是最常见的、标题只以文种
“
邀请函
”
字样出现的范例。


再看例文二：


新春晚会邀请函

________
小姐／先生


备注：期间抽奖，请随赐名片


在一个商业社会里，商务礼仪活动邀请函也出现得越来越普遍。


商务礼仪活动邀请函反映了商务活动中的人际社交关系，企业可根
据商务礼仪活动的目的为其合作伙伴
(
投资人、材料供应方、营销渠
道商、运输服务合作者、政府部门负责人、新闻媒体朋 友等
)
撰写具
有企业文化特色的邀请函。一般来说，商务礼仪活动邀请函的文本
内容包括两部分：邀请函的主体内容和邀请函回执。如：

xxxxxx
公司年终客户答谢会邀请函


过往的一年，我们用心搭建平台。您是我们关注和支持的财富主角。


让我们同叙友谊。共话未来，

迎接来年更多的财富，更多的快乐
!

xxxxxx
公司


商务礼仪活动邀请函的回执则常采用表格的 形式，将需要被邀请方
填写的事项逐项列出。一般包括参会企业名称、参会人员姓名、性
别、职 务、民族习惯、参会要求
(
如参与某项专题活动
)
；被邀请方的
联系 人、联系电话、电子邮件地址等。礼仪活动组织部门的名称、
联系人、联系电话、电子邮件地址、企业网 址等。回执要随邀请函
同时发出，并要求按时回复。


由以上各例，我们可 以看出礼仪活动邀请函的结构通常由标题、称
谓、正文、敬语和落款五部分组成。


标题。一般只写文种
“
邀请函
”
即可，字号比通常标题要略大一些。
有时也可以加
“
事由
”
，如
“
关于参加研讨会的 邀请函
”
。有时还可包
括个性化的活动

主题标语，如
“< br>沟通无限中部六省城市信息化高级论坛邀请函
”
。


称谓。 是对邀请对象的称呼。要顶格写受邀单位名称或个人姓名，
后加冒号。要写明对方姓名、职务、职称、学 衔。也可以用
“
同志
”
、
“
经理
”
、< br>“
教授
”
、
“
先生
”
、
“
女士
”
、
“
小姐
”
称呼。通常还要加上
“
尊
敬的
”
之类定语。


正文。是邀请函的主体。头可向 被邀请人简单问候，位置在称谓下
一行，空两格。接着写明举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求，< br>写明礼仪活动的日程安排、时间、地点，邀请对象以及邀请对象所
做的工作等，并对被邀请方发出 得体、诚挚的邀请。若附有票、券
等物也应同邀请函一并送给邀请对象。有较为详细出席说明的，通常要另纸说明，避免邀请函写得过长。


敬语。末尾一般要写常用的邀请惯用语 。如
“
敬请光临
”
、
“
敬请参
加
”
、
“
请届时出席
”
之类的敬语。有些邀请函可以用
“
此致 敬礼
”
、
“
顺致节日问候
”
等敬语。


落款。署上邀请单位名称或发函者个人名称，署上发函日期。邀请
单位还应加盖公章，以示庄重 。


其次是形式上的要求。邀请函的形式要美观大方，不可用书信纸或
单位 的信函纸草草了事，而应用红纸或特制的请柬填写。


五、写礼仪活动邀请函


要注意的事项

2
． 被邀请者的姓名应写全，不应写绰号或别名。在两个姓名之间应
该写上
“
暨
”
或
“
和
”
，不用顿号或逗号。网上或报刊上公开发布的邀
请 函，由于对象不确定，可省略称呼，或以
“
敬启者
”
统称。

3
．严格遵守写作格式，称谓、邀请事由、具体内容、活动时间、活
动地点、相关事 宜、联系方式、落款等是必不可少的部分，不能丢
漏信息。

4
．邀请事项 务必周详，使邀请对象可以有准备而来，也会使活动举
办的个人或单位减少一些意想不到的麻烦。

5
．邀请函须提前发送，使受邀方有足够的时问对各种事务进行统筹
安排。

总之，礼仪活动邀请函属于社会生活使用文书，具有社会公
关及礼仪功能。

它不仅表示礼貌庄重，也有凭证作用，要写得简明得体，准确文雅。


邀请函大全


邀请函样本

【篇二：邮件发邀请函】



篇一：邮件分类群发邀请函技巧


群发


邀请函小技巧：
word
的邮件合并功能作者：

陈越骅


【适用情况】最近


协助组织学术会议，需要群发邀请函，既有 寄出的信件，也有电子
邮件。因为参会人员较多


（近百位），这时候挨个 填写邀请函，地址和发邮件（每个邮件地
址附一个针对收件人的邀请


函） ，如果人工复制黏贴，需要建立
100
多个文档，
100
多个邮件，
打印
100
多分邀请函和报


到函，于是这时候就该用
w ord
的【邮件合并功能】，自动生成
“
格
式相同但是内容稍微有些


差别的文档和邮件
”
。


【步骤】

1.
建立联系人

excel
列表，把每个
“
元素
”
：都拆细，例如姓名（若需要单独用到
姓，例如
“
陈先生< br>”
，则


还要把姓和名各自放一列），单位，职务，称呼，邮箱地址 （一格
只放一个），地址，邮编等。


这是一切数据的来源，可用来生成任何格式的文档。

2.
建立邀请信

word
文档，和之前的
excel
放在同 一个文件夹里。调整好格式等。
如需打印信封，也一样制


作一个
word
文档。

3.
邮件合并功能。


（
1
）选择形式，是信函，还是电子邮件。（
2
）选择收 件人，
“
使用
现有的表
”
，选择刚才做好

的
excel
（
word2010
似乎可以选择任意文件夹的
e xcel
表，
2003
的好像不行）。（
3
）编辑收


件人列表，选择要插入的联系人，若是全部都要使用，就略过这一
步。


（
4
）插入域。在需


要插入
“内容
”
，例如姓名的地方点击
“
插入合并域
”
，选择插 入
“
姓
名
”
，这时在
word
文档


出现姓名类似的标志。（
5
）预览结果。点击预览结果后，可以看到


被替换成
excel
里的第一个姓名，在预览结果的菜单栏那里有箭头，< br>可以


前后地查看结果。（
6
）完成合并。选择发送批量电 子邮件，或者批
量打印。甚至可以保存成


一个一个独立的文档。

4.
高级功能。如果


安装了
acrobat
（不是
reader
），就有一个合并到
pdf
的按钮。对
于发送 不可编辑的文档，最


好是存成
pdf
，防止浏览的时候出错或者 对方打不开高版本的
word
。
例如这次我要发给许多


港澳人士，邀请函转成繁体字，但是有时
word
会在对方电脑上显
示出错，所以我都 用
pdf


批量发送电子邮件。


【总结】

1. excel
做数据库


——
2. word
做模版
——
3.
数据用
“邮件合并
”
插入
word.
——
4.
批
量生成所需的文件。


附图：在
2010
里很 直观方便，按从左往右的图标一步一步做就好
了。


篇二：邀请函范本
6
个


邀请


函范本
1


尊敬的
_____

dear______


为感谢您及贵公司


对我们长期以来的支持与厚爱，我们将在装修一新
25
楼空中酒廊举
办商务客户答谢会 ，尽情


期待您的光临！

******


年

月

日


邀请函范本
2

___________________
公司：


由于我方项目的需


求，特邀请贵公司专业顾问人员对我方项目进行实地考 察，届时将
与贵公司商议双方合作事


宜。


考察日期：

******


年

月

日


邀请函范本
3


尊贵的
_______
先


生
/
女士：

__________
大会是
__ ________
领域以及
__________
行业的一次盛
会，也是一个 中立和开放的


交流与合作平台，它将引领软件人对中国


软件产业作更多、更深入的思辨，积极推进国家信息化建设和软件
产业化发展。


邀请函范本
4


本届大会的主题是
“____ __________________________”
，将围绕
软件工程、信息系统、行 业


动态、人才培养等方面进行深入广泛的交流。会议将为来自国内外
高等 院校、科研院所、企


事单位的专家、教授、学者、工程师提供一个代表国内软件行 业产、
学、研最高水平的信息


交流平台，分享有关方面的成果与经验，探讨相关领域所面临的问
题与动态。


本届大会将于
___
年
__
月
__
日至
_
日在杭州举行。鉴于您在相关领域
的研究与成果，大会组委

< br>会特邀请您来交流、探讨。如果您有演讲的题目请于
__
月
__
日前将
您的演讲题目和详细摘要


通过电子邮件发给我们，没有演讲题目和详细摘 要的我们将难以安
排会议发言
,
敬请谅解。


另外
,

我们联系了


酒店安排住宿
(
准四星
)
，
__
月
__
日将在所在酒店设立接待处 ，如有
需求请将您的行程和住宿


要求等情况填写在附表中，于
_ _
月
__
日前通过电子邮件返馈回组委
会。


为了与全国高校管


理学院从事信息化教学的老师们针对上述问题共享我们 的经验，北
大光华管理学院和将神州


数码管理系统有限公司在

11
月
9
日召开
“
高校如何培养企业需要的信息化人才< br>”
的大型研讨会。
在这次会议上，我们

希望通过此次大会提供一个高 校教师之间、高校和企业之间充分交
流的场所，使来自全国各


高校的教师 在教学方法、课程建设、实验教学等方面进行深入的探
讨，探索校企优势互补及

< br>资源共享的途径，并通过聆听企业的心声来获知社会对人才需求的
特点。使高校与企业悉知


各自所应扮演的角色，从而为中国社会信息化的发展和普及做出应
有的贡献


特此邀请，真诚地


期待您的光临！


邀请函范本
5


尊敬的
x x x
教授：


为进一步促进我省


教育改革和发展，

交流彼此研究成果，我所决定于
2004
《年< br>x
月
x
日至
x
月
x
日在
5
大学


学术交流中心举办
x x
省第三届教育发展与研究理论报告会，恭请
您就我省教育发展的现状


与发展发表高见。务请拨冗出席，如愿之时，不胜感谢！


此致


敬礼

x x
省教育科学研


究所

2004
年
x
月
x
日


邀请函范本
6


尊敬的

先生
/
女士：


诚挚地邀请您出席天津市创意产业协会第 一届会员大会暨
2009
天
津市创意产业发展研讨会。


为进一步推动天津


市现代服务业的发展，把创意产业的发展推向新的阶段，兹定于
2009
年
5
月
8
日召开
“
天


津市创意产业协会 第一届会员大会暨
2009
天津市创意产业发展研
讨会
”
，届时将由 市有关部


门领导、国内创意产业界知名专家学者、主流媒体约
130人莅临大
会。此次会议将成为集中


展示和研究天津创意产业发展的一 次盛会，将是天津创意产业发展
进程中的重要里程碑。


我们诚挚地邀请您


出席本届研讨会，并作主题演讲，真诚地期望您为中国创意产业谱
写新的乐章！


篇三：邮件邀请函模板


尊敬


的
_______
：

您好，

xxxx
将参加
xx
月

xx
日
-xx
日于
xxxx
中心举行的
xxx
博览会，并在此活动期间进行
新产品 发布。我们诚挚邀请


您参观
xxxx
的展位。

xxxx
公司


是
???
，于
20x x
年
xx
月
xx
日正式上线开通。致力于
??..
。
xxxx
将在本次展会上全面


展示新版
xx
系列产品及手机客户端产品。


我们会有专人和您联系，
沟通您详细的行程安排。


现场展示

-
时间：
xx
月
xx


日
-xx
日全天
-
地点：

关于展会信息


。。。。。


关于会场及交通信


息


开展时间


会议议程


真诚邀请您莅临参观指导！


篇四：邀请函
-
邮件合并


您


好
!


在您的大力配合下，


我们风 雨兼程即将走过
2012
年，在过去的一年中，我们在您的支
持下达成了每一个阶段的 目


标。感谢您一直以来对正中商贸公司的信任与支持，正是这份坚定
和支 持将我们的距离拉近，


也正是因为这份坚定与支持方有正中商贸的今天
!
而我们之间也不能
只用过去来衡量我们的


友谊，让这张小小的邀請函来传递公司全体同仁对您的祝福
!


为了表达正中人对


您的感谢，同时为了我们更美好的明天，在此特邀请您 参加举办的
“2012
商贸市场拓展暨感


恩答谢会
”< br>，我们将共同回顾
2012
年，展望即将到来的
2013
年，
同时为答谢广大客户多年来


对我们的支持和理解，商贸联合众多知名厂家共同举办 此次
“2012
商贸市场拓展暨感恩答谢


会
”
。


此次
“2012
年正中


商贸市场拓展暨感恩答谢会”
将让您耳目一新，会议期间订货将有突
破性优惠政策。凡本次

凭邀请函到场的嘉宾均获得由厂商贈送的精美礼品一份。现场更有
精彩的节目，更多惊喜等


你拿。


我们热情期望您届


时光临
!


天籁商贸

6/10/2013


您好
!


在您的大力配合下，


我们风雨兼程即将走过年，在过去的一年中，我们在 您的支持下达
成了每一个阶段的目标。


感谢您一直以来对正中商贸公司的 信任与支持，正是这份坚定和支
持将我们的距离拉近，也


正是因为这份坚 定与支持方有正中商贸的今天
!
而我们之间也不能只
用过去来衡量我们的友


谊，让这张小小的邀請函来传递公司全体同仁对您的祝福
!


为了表达正中人对


您的感谢，同时为了我们更美好的明天，在此特邀请您 参加举办的
“
商贸市场拓展暨感恩答