Word中邮件合并功能的应用

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Word中邮件合并功能的应用

作者：王凯 洪晓艺

来源：《卷宗》2012年第03期

摘要：邮件合并是Word中一项强大的高级功能，利用它可以快速有效地按照格式要求批
量处理文字和 图片数据，生成Word文档，进而大幅提高工作效率。
关键词：Word；邮件合并；数据
一、邮件合并的功能特点
在日常办公中，使用Word中提供的邮件合并功能可以快速有效地按照指定格式批量的将
数据源中的图 文数据组织并生成Word文档，如批量制作打印荣誉证书、准考证、录取通知
书、成绩单、工资条等。 不仅极大的减少了重复性操作，提高了工作效率和质量，而且能保证
生成文档内容、格式的统一。
实现邮件合并功能，前提条件是要有包含所需字段的数据源及已按照格式要求排版完成 的
一份Word文档作为主文档或称模板文档，之后就可以使用邮件合并功能将数据源中的数据合
并到主文档并打印或输出目标文档。
本文从高校学籍管理中常用的学生学籍卡的批量制作入手，探讨邮件合并功能的应用。
二、带照片学籍卡的制作
1、设计主文档
主文档或称模 板文档，包含文本、表格、格式设置等固定不变的内容。使用Word根据要
求，结合数据源数据内容制 作学生学籍表。
值得一提的是，主文档中如有使用表格管理数据的情况，需选择表格 并右击打开快捷菜
单，在级联菜单“自动调整”中选择“固定列宽”菜单项，用来保证合并后表格样式不 会由插入数
据元素的多少或大小而发生变化，尤其是批量插入图片文件时。此外，准备批量插入图片的单
元格可以适当更改单元格边距，从而保证图片文件的显示效果。