郑州大学化学与分子工程学院-郑州大学化学与分子工程学院
会议和重大活动工作流程和要点（试行）
一、会议筹备工作要点
1
、会议筹备工作流程
(
以公司年度工作会议为例
)
会议场所预定→
印发会议通知→统计会议回执→编制会
议服务指南→会议物品准备→会议资料准备→会场
准备→住宿
安排→餐饮安排→会议报到（接站）→发放会议资料→就餐→
住宿→领导会见→会议召开→会议结束（送站）→会议总结。
2
、会议筹备工作事项
（
1
）印发会议通知。
总经理工作部按照公司总经理办
< br>公会研究通过的《关于召开公司
****
年度工作会议筹备方
案》
，以公司文件印发会议通知。会议通知主要说明会议召
开
的目的、时间、地点、参会人员、其他事项、联系人及会
址路线图等，并附会议回执单。
（
2
）制作并发送会议请柬。
研究用于会议宣读的国家
有关领导人批示件的办理、邀请国家有关部委的领导和上
级
相关组织、机构参会的领导名单，报请公司领导审定。总经
理
工作部制作会议请柬。国家领导人和国家部委的请柬由总
经理工作部负责发送；有关部门
和相关组织、机构领导的请
柬由相关部门负责发送。
- 1 -
（
3< /p>
）预定会议场所。
根据会议规模预定会议地点。公
司年度工
作会议一般要根据参会人数预定
1
个大型会议室、
多个分
组讨论的中型会议室、分组讨论情况汇报室和贵宾休
息室等。
（
4
）预定与会代表住房。
根据参会人数预定会议 所需
房间数量，
并预留少数房间备用。
按参会人员级别准 备房型、
分配房间，包括套房、单人标间、双人标间等。
（
5
）安排会议餐饮。
根据会议规模安排餐饮事项，应
考虑能容纳全部参会人员的餐厅。一般会议只安排一次宴
请，其
余时间为自助餐。会前确定就餐标准
,
提前制定菜单。
注
意食品卫生安全，尊重民族饮食习惯。
（
6
< p>）准备会议文字材料。公司工作会议文字材料主要
有：总经理工作报
告、会务指南、大会主持词、专题报告、
交流（表态）发言、总结讲话等。
（
7
）草拟会议筹备方案。
内容包括 ：
①确定会议时间、地点、参会人员、会议议程。
②会议
组织机构。包括会议总协调和各专业小组成员名
单
,
并详 细说明各小组工作分工，做到责任到人。
③制订会议经费预算。
④会场布置情况。包括
主会场、主席台、分组讨论会议
室、汇报厅、贵宾休息室等。
⑤与会人员报到、住宿、就餐、交通等安排。
- 2 -
⑥会议宣传标语的内容和布置。
⑦会议物品准备情况。
⑧表彰颁奖方案和有关责任制签定仪式方案。
（
8
）编制会议服务指南。
根据会议回执，准确统计参
< p>会代表人数，编制会议服务指南。包括：
①会议议程安排
、
组织机构。
包括会议总协调、
秘书组、
会务组、宣传组等会议工作人员联系电话和房间号。
②会议须知。
包括就餐时间和地点、
会议要求和注意事项。
③
会议代表名单。包括代表姓名、性别、民族、单位< /p>
职务、
房间号、
餐桌号
（如有集体活动的，
还需注明乘车号）
。
④召集人汇报安排
。包括公司领导、召集人名单和汇报
时间、地点。
⑤
会议代表分组。包括各组代表、召集人、联络人、< /p>
讨论地点。
⑥列席代表名单：包括姓名、单位、职务。
⑦会场座次表。
（
9
）准备会议用品、设施等。
主要包括：
①文件袋
。文件袋内装代表证、房卡、会议服务指南、
签字笔、笔记本。会议文件由秘书组根据情
况装袋或直接到
会场发放。
②会议引导牌。包
括报到处、主会场、餐厅、分组讨论
会场、
汇
报厅、
贵宾接待室等。
引
导牌采用集团公司统一标识。
- 3 -
③会议办公用品。
在会场附近充分准备如电脑、
打印机、
传真等办公设备以及耗
材、
办公用品等，
达到集中办公条件。
④备好参会领导和会议代表席签。
（
10
）会议宣传方面准备。
本着隆重、热烈、简朴的原
则，视情况制定会场内外环境布置方案。可包括：
①会场外布置。包括会议宣传标语、气球、彩虹门等。
②悬挂宣传标语。
③制作会场外欢迎横幅、电子标语。
④制作主会场背景板、会场尾标。
⑤制作宴会厅背景板。
⑥制作会议展板、宣传片等。
⑦制作奖杯、奖牌、绶带和获奖证书。
⑧安排
集体合影场地。包括前排座椅、椅签、后排的踏
步等。
（
11
）交通方面准备。
①安排专人负责车辆调度和指挥，
做好接送站的工作方案。
②准备好迎接外邀领导的车辆和接送会议代表的中巴
车和商务车。
（
12
）安排会场。
①预定会议用鲜花、绿植，制作主席台效果图并请领导
审定。
②安排会场音响、话筒及录音摄像，确定会前、会中和
- 4 -
颁奖音乐。提前做好设备调试及保障，确保万无一失。
③根据领导座次安排好代表席签、文具、鲜花、茶水、
矿泉水、小毛巾的摆放；
贵宾室布置（
见附图
1
——大会领
导座次
安排
）
。
④做好会场通风和温度调节预案。
⑤安排好会
场礼仪、服务人员等；如有颁奖或责任制签
订，需提前进行彩排。
⑥搞好会间服务和会议休息时的茶歇服务。
（
13
）安排集体合影。
提前清空合影场地，必要时请摄
< p>影师先查看摄影场地，根据上午或下午的时间，确定摄影的
方向和位置，并
根据天气变化情况，及早提出变更意见。提
前摆放前排领导座椅和后排踏步；按照出席会
议的领导名单
次序提前贴好领导座位名签（
见附图
2
——照相座次安排
）
。
集体
合影时专人协助摄影师做好现场指挥，尽快安排好
后排参会代表的队列，既要迅速，又要
注意安全，防止人员
拥挤造成跌落；尽可能会议结束前将合影送达代表手中。做
好会议照片的归档保存工作。
（
14< /p>
）安排代表房间。
做好洗漱用品、水果、鲜花、食
品等的配
送、
会议文件等的分发；
检查房间的设备是否完好、
查看
楼梯及消防通道等。
（
15
）安排会议 期间的值班工作。
安排专人值班，及时
解决会议期间临时发生的问题，确
保会议顺利进行。值班工
- 5 -
作内容包括：完成会议领导机构和领导临时交办的事项；检
查会议期间各时段的会场情
况；信息的传递工作；采办会议
急需的物品；安排落实参观、娱乐活动等；检查落实餐饮
、
宴会工作；督促检查会议合影的准备工作；解决会议代表的
临
时性困难；协调会议有关事务。
（
16
）做好会议结束后工作。
包括：清理会场和代表房
间，查看有无遗失的文
件、资料、笔记等物品，防止因文件
丢失造成泄密；
清点会议用物品，< /p>
包括桌签、
电脑、
打印机、
投影仪、会议展
板、引导牌、会议资料、烟、酒等物品；清
退会议用房间；结算会议所有费用。
（
17
）会议资料整理归档。
二、庆典、仪式活动筹备工作要点
- 6 -
1
、确定庆典、仪式活动地点。
一般选定在公司总部、
所属单位的礼堂（或星级酒店）
、项目开工现场等地点举行。
2
、筹备工作注意事项
（
1
）主席台布置：
< br>如举行庆典活动
，可采用大会形式，可按照出席庆典、
仪式领导名
单在主席台摆好桌签，摆放文具、鲜花、茶水、
矿泉水、香巾等（
见附图
1
——大会领导座次安排
）
。
< /p>
如举行签字仪式，
一般准备长方签字桌（可铺深绿色台
呢）
，设两把双方签字人的座椅。如果签字方较多，可加长
桌子，<
/p>
增加座位。
签字桌上放置各方签字人的名签、
鲜花
（ 如
与外方签字还可摆放桌旗）
。提前摆放文本（放置在协议夹
< p>中）和签字笔（用笔要符合存档要求）
。提前确定其他参加
仪式人员是在主签人后面站立或是在主签字人对面站立（或
安排座椅）
，
以便按照不同形式安排会场
（
见附图
3
< p>——签字
仪式座次安排
）
。安排助签人员。备好香槟 或红酒，签字仪
式完毕共同举杯庆贺。
（
2
）检查灯光、音响、话筒、录音设 备。提前检查照
明、试验每个话筒的音量。可视情况设置落地话筒。
< /p>
（
3
）制作背景板。根据活动主题制作大小合适、色彩
适宜、符合集团公司标识要求的背景板。
（
4
）摆放花坛和绿色植物。会场内部一般用高棵绿植
和花坛营造
气氛。除特意摆设某种造型，疏密间隔、适宜为
- 7 -
宜。花坛可用盆花或插花组成，插花的图形效果要好。
（
5
）设置演讲台（发言席）
。摆放鲜花。
（
6
）准备投影仪。根据情况可设置一个或者两侧各 一
个投影幕布。
（
7
）后排横幅。根据情况会场后排可悬挂横幅，与背
景板主题辉映。
（
8
）安排贵宾休息室。准备鲜花、茶水、矿泉水、香< /p>
巾等物品。
（
9
）检查电源和消防设施。活动场地要有两路电源系
统，
防止突然停电造成 活动中断。
要提前做好消防预案工作，
确保消防通道畅通，消防器材配备
齐全。
3
、会场外气氛布置
（
1
）活动场所可外挂欢迎横幅，庆祝活动可挂各庆贺
< p>单位竖排贺词；会场区域布置彩虹门、彩旗、气球，气球下
挂竖排标语。<
/p>
（
2
）报到处、主会场、就餐餐厅放置引 导牌。
（
4
）会场门前台阶可铺红地毯 以烘托气氛。
（
5
）根据活动的主题，制作宣传展板。
4
、安排贵宾休息室（会见厅）
。贵宾休息室安排在会场
旁边较近位置，厅内摆放水果、鲜花、烟、茶水、香巾等物
品。
如有会见，可摆放会见双方代表的席签、鲜花、茶水，
并预留记者席位（
见附图
4
——会见座次安排
）
。
- 8 -
5
、安 排住宿房间。
根据庆典活动时间安排住宿。可提
前安排行政套房、单人标
间、双人标间等。客房内准备：鲜
花、水果、茶、日程安排（书面）洗漱用品等。
6
、
安排餐饮。
< p>活动一般安排一次欢迎宴会或庆祝酒会，
其余为自助餐。尊重少数民族生活习惯。<
/p>
宴会
：根据人数确定大小合适的宴会厅。各桌编桌号，< /p>
主桌一般安排座次，摆好席签。准备话筒、祝酒词（
见附图
5
——宴会座次安排
）
。
自助餐
：根据就餐人数准备大小合适的自助餐厅、餐前
准备菜
单、确定就餐时间、制作引导牌。
7
、其他活动安排。
可根据活动情况适当安排休闲活动。
应提前准备活动所需的器械、用品。
8
、安排车辆。
安排专人负责车辆调度 ；根据活动的规
模，
可提前准备好轿车、
中巴车或大巴车 等接送站所需车辆。
9
、安排宣传报道和媒体采访。
（
1
）活动现场的摄影摄像。准备摄像、照相设备，可
安排全程定位录像。
（
2
）安排集体合 影时，提前选择照相地点，确定第一
排领导的座序并贴好领导座位名签。
（
3
）新闻媒体对活动进行报道时，须提前撰写新闻通< /p>
稿，并报分管领导审定。新闻媒体采访主要参会领导时，需
提前确
定采访时间、地点、内容等事宜。
- 9
-